Sistema de mantenimiento, clasificación e indice de los documentos existentes.

 

Petróleos Paraguayos conserva a través de su Secretaría General las documentaciones Institucionales siguiendo el orden natural, el cual se basa en un sistema de clasificación cronológica, el mismo se encuentra sistematizado de dos maneras; en forma física y en forma digital.
 
Las documentaciones en forma física se archivan en biblioratos de manera consecutiva, de conformidad a los números que le fueron asignados, separados por meses y años, diferenciados con etiquetas distintivas de acuerdo al año que correspondiere.
 
Este proceso se efectúa con las siguientes documentaciones; notas recibidas, notas remitidas, resoluciones, informes y convenios celebrados. El proceso de archivo de documentos se realiza en forma diaria, conforme a la firma de la máxima autoridad. Cabe destacar que a los efectos de localizar los documentos se utiliza el número de resolución o notas, o palabras claves.